Immer öfter ist zu hören „Wir haben den Bereich outgesourct!“. Immer häufiger ist dies in Unternehmen zu hören, wie bspw. mittelständischen Tageszeitungen, wenn es um die Frage nach festangestellten Fotografen geht. Aber auch andere Bereich werden ausgelagert wie bspw. Recherchen, Buchhaltung, Logistik oder den IT-Bereich.
Alles begann mit dem englischen Call-Center, der sich irgendwo in Indien befand, doch heute sind viele Unternehmensbereiche vom Outsourcing betroffen. Fast jeder Geschäftsführer steht früher oder später vor der Überlegung bzw. Entscheidung, ob es nicht Sinn macht, einen oder mehrere Bereiche in die „Obhut“ von Dienstleistern zu geben.
Outsourcing – Auslagern von bestimmten Arbeitsbereichen
Kurz und knapp wird mit dem Begriff Outsourcing die Auslagerung bestimmter Arbeitsbereiche an externe Dienstleister beschrieben. Dies können entweder bestimmte Arbeitsbereiche sein, die bereits im Unternehmen bestehen und aus Kostengründen ausgelagert werden oder um zusätzliche Dienstleistungen, für die kein Fachpersonal vorhanden ist.
Ein gutes Beispiel ist die Auslagerung der Lohnbuchhaltung. Besonders in den großen Unternehmen mit 100 oder 200 Mitarbeitern ist es für die eigene Personalabteilung oder die Human-Ressources-Abteilung nicht möglich, zusätzlich zur regulären Arbeit noch die monatlichen Lohn- und Gehaltsabrechnungen zu erstellen. Durch das Outsourcing können sich die Mitarbeiter auf ihre Hauptaufgaben konzentrieren. Zugleich wird die Lohnbuchhaltung von erfahrenen Spezialisten vorgenommen, die sich selbst mit den kniffeligsten Dingen auskennen und zudem ständig an Fortbildungen teilnehmen.
Die unterschiedlichen Formen des Outsourcings
Viele Unternehmen verbinden das Outsourcing mit einem großen Aufwand, denn schließlich gilt es einen seriösen Anbieter zu finden, mit diesem die Konditionen auszuhandeln und den Vertrag abzuschließen. Außerdem muss die Qualität kontrolliert werden…. Warum also outsourcen?
Der Grund, der für die Auslagerung spricht liegt auf der Hand: die Kosten für einen Mitarbeiter oder gar eine komplette Abteilung sind oft nicht in Relation zu stellen zu der Finanzierung für das Outsourcing. Dies gilt ebenfalls für die Qualität der Leistung. Es gibt niemanden, der alles perfekt kann. Wer ein bestmögliches Ergebnis erzielen will, für den ist das Outsourcing an Experten sinnvoll.
Darüber hinaus gibt es zahlreiche Formen des Outsourcings (Unterformen & Kombinationen).
ASP – Application Service Providing
Mit diesem Begriff werden die sogenannten Anwendungsdienstleister beschrieben. Diese stellen Unternehmen mit einem externen Datencenter Softwaredienste zur Verfügung. Auf diese Weise ist es dem Auftraggeber möglich, eine bestimmte Software zu nutzen und das ohne diese selbst zu kaufen. Dabei übernimmt der Dienstleister die Wartung, Verarbeitung und Datensicherung extern.
BBO – Business Process Outsourcing
Bestimmte Geschäftsprozesse und deren Kontrolle werden durch diesen Dienst an ein Unternehmen ausgelagert. Dabei kann es sich bspw. um das Personalwesen und Recruiting handeln, aber auch um Logistik und technische Dokumentationen oder um Finanz- und Rechnungswesen. Bei dieser Form des Outsourcing wird ein gesamter Unternehmenszweig ausgelagert.
BTO – Business Transformation Outsourcing
Gilt es ein Unternehmen umzuwandeln, in dem ein neues Geschäftsmodell oder ein innovativer Prozess eingeführt wird, nutzen die Verantwortlichen dafür eine Kombination aus Outsourcing und Unternehmensberatung. Von dem externen Dienstleister wird dabei der gesamte Geschäftsprozess mit dem Ziel der Transformation und Optimierung übernommen.
Complete Outsourcing
Hierbei handelt es sich um eine umfassende Auslagerung eines ganzen Unternehmensbereichs und das zumeist mit Personal, wie bspw. den EDV-Bereich an einen IT-Dienstleister.
Managed Services
Dabei werden die kompletten Informations- und Kommunikationsbereiche des Unternehmens von einem Anbieter des Managed Services übernommen. Besonders bei Ad-hoc-Maßnahmen, wie bspw. in einer Unternehmenskrise, sollen diese schnell reagieren können.
Offshore-Outsourcing
Dann wenn Prozesse des Unternehmens in Ausland verlagert werden, wird von Offshoring gesprochen. Diese Form des Outsourcing verspricht günstigere Produktionskosten und niedrigere Löhne bei hoch qualifizierten Mitarbeitern, wie bspw. im IT-Bereich.
Out-Servicing
Das Unternehmen lagert beim Out-Servicing seinen eigenen Kundendienst an einen externen Dienstleister aus. Beauftragt werden dafür spezielle Callcenter oder Wartungscenter. Dies kann für Unternehmen günstiger und einfacher sein, im Gegensatz zu eigenen Kundenservice.
Outtasking
Einzelne und klar umrissene Aufgaben werden hierbei an einen externen Dienstleister ausgelagert. Davon gibt es viele wie bspw. das Design und SEO-Service einer Homepage, Software-Entwicklung, Druck von Vorlagen, Erstellung von Präsentationen oder die Digitalisierung von Informationen.
Transitional Outsourcing
Sobald in einen Unternehmensbereich eine neue Technologie integriert wird, steht dieser zuerst einmal still, doch eben dieses kann sich kaum ein Unternehmen leisten. Daher gibt es die Übergangslösung, in dem für diese Zeit ein externer Anbieter die betroffenen Prozesse übernimmt. Damit werden die Verluste reduziert, bevor die Leistung wieder selbst erbracht werden kann.
Licht & Schatten beim Outsourcing
Die Frage, ob im eigenen Unternehmen das Outsourcing sinnvoll ist, lässt sich nicht pauschal beantworten. Denn die Entscheidung ist abhängig von verschiedenen Faktoren. Das beginnt bei der Unternehmensgröße und zieht sich bis hin zum Nutzen für den entsprechenden Geschäftsbereich und der zu erzielenden Kostenersparnis.
Die Vorteile
Damit Unternehmen das Outsourcing genießen können, sollte stets eines bedacht werden: Man begibt sich in eine Abhängigkeit. Natürlich hängt vieles vom Einzelfall ab und es muss immer ganz individuell betrachtet werden, aber dennoch ist es möglich, die Vor- und Nachteile branchenunabhängig auf bestimmte Schlüsselkriterien herunterzubrechen.
Die Kostenersparnis
Der naheliegendste Vorteil, der für das Outsourcing spricht, ist die Kostenersparnis. Häufig können Arbeiten zu geringeren Kosten und zum Teil sogar mit besserer Qualität von den Dienstleistern ausgeführt werden. Besonders dann, wenn es möglich ist, die Arbeiten ins Ausland zu verlegen, ist eine Kostenersparnis bis zu 60 Prozent möglich. Die Verträge werden dabei so ausgearbeitet, dass nur die Arbeit bezahlt wird, die tatsächlich erbracht wird. Das heißt, dass bestimmte Umstände wie bspw. Leerlaufzeiten in die Verantwortung des Dienstleisters fallen und somit nicht das eigene Unternehmen belasten.
Die Konzentration auf das Kerngeschäft
Das Tagesgeschäft wird durch das Outsourcing von Nebensächlichkeiten befreit. Dadurch können sich die zur Verfügung stehenden Ressourcen auf das Kerngeschäft konzentrieren.
Einsparungen bei Technologie und Infrastruktur
Die Notwendigkeit von regelmäßigen Investitionen in die betreffenden Bereiche wird durch das Outsourcing eliminiert, da der Dienstleister die Verantwortung für diesen Geschäftsbereich übernimmt und somit auch die Anforderung an die Entwicklung und Instandhaltung.
Das eingesparte Geld kann in andere wichtige Bereich wie Entwicklung und Forschung oder den Aufbau der eigenen Marke investiert werden.
Zugriff auf Fachwissen
Eine besondere Aufmerksamkeit sollte auf dem Fakt liegen, dass die Arbeiten durch geschultes Fachpersonal erfolgen. Mehr und mehr sind Unternehmen gezwungen in das Recruiting und die Ausbildung von teuren Fachkräften zu investieren. Nur so ist es möglich, Bereiche abzudecken, die nicht zum eigentlichen Kerngeschäft des Unternehmens zählen.
Von externen Dienstleistern werden die Arbeiten von nahezu allen Arbeiten durch geschulte Fachkräfte übernommen. Dadurch wird Geld eingespart, trotz des Zugriffs auf Expertenwissen – insbesondere dann, wenn diese nur selten genutzt wird.
Die Nachteile
Nicht immer sind die Nachteile des Outsourcing auf den ersten Blick zu erkennen, aber dennoch müssen diese berücksichtigt werden. Nur dann ist es möglich, zu beurteilen, ob die Auslagerung in einer Situation als sinnvoll zu beschreiben ist.
Die Abhängigkeit
Unternehmen die immer mehr auf das Outsourcing vertrauen, begeben sich immer mehr in die Gefahr, dass das eigene Unternehmen Schaden nimmt. Der Grund ist, dass mit Qualitätsmängeln zu rechnen ist, der Nichteinhaltung von Terminen oder Ausfällen der IT beim Dienstleister. Dies kann dabei ohne dessen eigenes Verschulden entstehen.
Probleme bei der Kommunikation
Nachhaltige Auswirkungen können aufgrund Probleme bei der Kommunikation für das eigene Unternehmen entstehen. Dabei muss es sich nicht nur um Sprachbarrieren handeln, wie bspw. beim Offshore-Outsourcing, sondern auch bei Faktoren wie unklar formulierte Verträge oder Pflichtenhefte. Der Fehler wird erst am Ende bemerkt mit der Folge, dass eine ständige Qualitätskontrolle notwendig ist.
Risiken bei sensiblen Daten
Es gibt einige Bereiche, die besser innerhalb des eigenen Unternehmens bleiben, wie bspw. die Personalverwaltung, die Gehaltsabrechnungen oder das Recruiting – denn all diese Bereiche gehen täglich mit sensiblen Daten um. Wird eine solche Abteilung ausgelagert, dann setzt sich das Unternehmen dem Risiko aus, dass die sensiblen Daten an Dritte weitergegeben werden. Dies gilt ebenfalls für das Wissen aus dem eigenen Unternehmen. Das Stichwort lautet hier Vertrauen, denn nur dann ist es möglich, den Bereich auszulagern.
Zu den weiteren Nachteilen zählen z.B. das Betriebsklima und der Wissensverlust. So erwarten die Mitarbeiter von dem Unternehmen Wertschätzung und wird ein Bereich ausgelagert, dann wird das Signal übermittelt, dass fremdes Personal bevorzugt wird. Die Folge ist, dass Zufriedenheit, Motivation und Loyalität leiden. Darüber hinaus wird die Expertise der Mitarbeiter nicht mehr gefördert. So nimmt das Outsourcing den Mitarbeitern die Chance, sich weiterzubilden und die eigenen Qualifikationen intern zu verbessern.
Fazit ist, dass jedes Unternehmen die Vor- und Nachteile des Outsourcing zuerst genau abwägen sollte, bevor dieses in Anspruch genommen wird. Um eine ausgereifte Entscheidung zu treffen, sollte nicht nur ein potenzieller Anbieter in Betracht gezogen werden, um die Dienstleistungen zu vergleichen.